La primera decisión de nómina no es cuánto pagar sino cómo clasificar. California aplica el test ABC codificado en el Labor Code § 2775: el trabajador se presume empleado salvo que el contratante pruebe las tres condiciones — (A) libre de control y dirección, (B) el trabajo está fuera del curso ordinario del negocio del contratante, y (C) el trabajador tiene un oficio o negocio independiente establecido. La construcción tiene una excepción propia para subcontratistas en el Labor Code § 2781, que exige, entre otras condiciones, que el subcontratista esté debidamente licenciado. A esto se suma el Labor Code § 2750.5: quien presta un servicio que requiere licencia y no la tiene se considera empleado, con todas las consecuencias de nómina y de compensación al trabajador. Nevada usa otra regla, la presunción del NRS 608.0155, construida sobre criterios de independencia económica y de control.
Todo empleador maneja el mismo juego federal: Formulario I-9 de verificación de elegibilidad de empleo, W-4 de retención, W-2 anual al empleado, 941 trimestral, 940 anual de FUTA, y W-9 más 1099-NEC para los pagos a contratistas independientes por encima del umbral reglamentario. Los aportes FICA — Seguro Social y Medicare — se reparten en partes iguales entre empleador y empleado; FUTA la paga solo el empleador sobre una base salarial limitada, con crédito por el impuesto estatal de desempleo.
El contraste entre los dos estados es fuerte. California retiene impuesto estatal sobre la renta (PIT) y cobra UI, ETT y SDI, con declaraciones trimestrales DE 9 y DE 9C ante el EDD; además paga horas extra diarias: tiempo y medio después de 8 horas en el día y doble después de 12, con reglas propias para el séptimo día consecutivo, y exige períodos de comida y de descanso. Nevada no tiene impuesto estatal sobre la renta; el empleador paga UI y el Modified Business Tax. En Nevada la hora extra diaria de 8 horas solo aplica a quienes ganan por debajo de un múltiplo del salario mínimo fijado por el NRS 608.018; por encima de ese nivel rige la semana de 40 horas de la FLSA.
En obra pública hay que pagar salario prevaleciente. En obra federal lo impone la Davis-Bacon Act, con nómina certificada semanal en el formulario WH-347. California añade su régimen propio (Labor Code §§ 1720 y siguientes) administrado por el DIR, con registro obligatorio del contratista y del subcontratista y nómina certificada electrónica. Nevada regula el salario prevaleciente en el NRS capítulo 338, con su propio umbral de proyecto. Pagar por debajo del salario prevaleciente genera diferencias salariales, multas y exclusión de futuras licitaciones públicas.
La compensación al trabajador (workers' compensation) es un seguro obligatorio y sin culpa: cubre atención médica, incapacidad temporal y permanente y rehabilitación, y a cambio limita la demanda civil del trabajador contra su empleador. En California el Business and Professions Code § 7125 obliga a los licenciados a acreditar cobertura o una exención válida, y siempre la ha exigido sin excepción a la clasificación de techos (C-39). En Nevada el NRS 624.256 condiciona la licencia a mantener el seguro industrial del NRS capítulo 616. La prima no es un precio fijo: resulta de multiplicar la tarifa de la clase de riesgo por cada cien dólares de nómina y de ajustarla por el experience modification rate, que refleja el historial de siniestros de la empresa. Un buen programa de seguridad baja literalmente el costo de la nómina.
1. ¿Cuál es la principal consecuencia económica de clasificar a un trabajador como empleado?
La clasificación como empleado activa retenciones, aportes patronales y cobertura de compensación al trabajador. Con un contratista independiente esas cargas no recaen sobre quien contrata. Fuente: IRS Publicación 15 (Circular E).
2. ¿Qué formulario recibe a fin de año un contratista independiente que superó el umbral de pagos?
Los pagos por servicios a un independiente se informan en el 1099-NEC cuando superan el umbral reglamentario. El W-2 corresponde a los empleados y el 941 es la declaración trimestral del empleador. Fuente: IRS Publicación 15 (Circular E).
3. ¿Qué formulario recibe a fin de año un empleado?
El empleado recibe el W-2 con sus salarios y retenciones del año. El W-9 lo firma el proveedor de servicios y el 940 es la declaración anual de FUTA del empleador. Fuente: IRS Publicación 15 (Circular E).
4. ¿Qué riesgo asume el contratista que clasifica mal a sus trabajadores?
La mala clasificación genera deuda tributaria, diferencias salariales, penalidades y exposición sin seguro ante un accidente. El acuerdo del trabajador no vincula a las autoridades. Fuente: IRS Publicación 15 (Circular E) y Labor Code § 226.8.
5. ¿Puede un trabajador renunciar por escrito a su condición de empleado?
La condición laboral se determina por la naturaleza real de la relación y no puede pactarse en contra de la ley. Emitir facturas no convierte a un empleado en independiente. Fuente: Labor Code § 2775 y IRS Publicación 15 (Circular E).
6. ¿Qué criterio pesa más en el análisis federal del IRS para distinguir empleado de independiente?
El análisis federal gira alrededor del control conductual, financiero y de la relación entre las partes. Ni el importe ni la duración deciden por sí solos la clasificación. Fuente: IRS Publicación 15-A.
7. Un ayudante trabaja con herramientas del contratista, en el horario que este fija y solo para él. ¿Cómo se clasifica?
El control del horario y de los medios, junto con la exclusividad, apuntan claramente a una relación de empleo. La forma de pago no altera esa conclusión. Fuente: Labor Code § 2775 e IRS Publicación 15-A.
8. ¿Qué documento debe pedirse a todo proveedor de servicios antes de pagarle?
El W-9 recoge la identificación fiscal del proveedor y permite emitir correctamente el 1099-NEC. Sin él, el pagador queda expuesto a la retención de respaldo. Fuente: IRS Publicación 15 (Circular E).
9. ¿Qué formulario acredita la elegibilidad de un empleado para trabajar en Estados Unidos?
El I-9 documenta la verificación de identidad y elegibilidad de empleo y debe completarse dentro del plazo legal tras la contratación. El W-4 se refiere a las retenciones. Fuente: IRS Publicación 15 (Circular E).
10. ¿Qué diferencia hay entre el W-4 y el W-9?
El W-4 fija la retención del empleado, mientras que el W-9 aporta la identificación fiscal de un proveedor de servicios independiente. Confundirlos revela una clasificación mal hecha. Fuente: IRS Publicación 15 (Circular E).
11. En California, ¿qué presunción establece el test ABC?
El test ABC presume la condición de empleado y traslada al contratante la carga de acreditar las tres condiciones que permiten la clasificación como independiente. Fuente: Labor Code § 2775.
12. En California, ¿qué exige la condición A del test ABC?
La condición A se refiere a la ausencia de control y dirección sobre la ejecución del trabajo, tanto en el contrato como en los hechos. La licencia y el vehículo pertenecen a otros análisis. Fuente: Labor Code § 2775.
13. En California, ¿qué exige la condición B del test ABC?
La condición B es la más difícil de cumplir en construcción, porque exige que el trabajo no forme parte del negocio habitual de quien contrata. La temporalidad y la forma de pago no bastan. Fuente: Labor Code § 2775.
14. En California, ¿qué exige la condición C del test ABC?
La condición C mira si existe un negocio independiente real y establecido en el mismo oficio, más allá de la relación con ese contratante. La forma de cobro es irrelevante. Fuente: Labor Code § 2775.
15. ¿Cuántas de las tres condiciones del test ABC deben cumplirse para clasificar como independiente?
El test es acumulativo: fallar una sola condición basta para que el trabajador sea empleado. Esa exigencia es lo que lo hace mucho más estricto que el test federal. Fuente: Labor Code § 2775.
16. ¿Por qué la condición B del test ABC es especialmente exigente en construcción?
Un contratista que subcontrata construcción difícilmente puede sostener que ese trabajo queda fuera de su negocio habitual, y por eso la ley creó una excepción específica para el sector. Fuente: Labor Code § 2775 y § 2781.
17. ¿Qué consecuencia tiene en California la mala clasificación intencionada de un trabajador?
La ley californiana prevé penalidades civiles propias para la mala clasificación intencionada, que se suman a impuestos y salarios adeudados. La corrección posterior no las elimina automáticamente. Fuente: Labor Code § 226.8.
18. ¿A qué materias se aplica principalmente el test ABC en California?
El test ABC opera sobre el ámbito laboral y salarial californiano, mientras que el análisis federal tributario sigue sus propios criterios. Conviene revisar ambos por separado. Fuente: Labor Code § 2775.
19. ¿Qué prueba práctica suele pedirse para acreditar la condición C?
La existencia real de un negocio independiente se acredita con licencia, seguros, clientela y estructura propia, no con documentos aislados. Una factura por sí sola no prueba independencia. Fuente: Labor Code § 2775.
20. En California, ¿qué precepto establece la excepción de subcontratación en construcción al test ABC?
El § 2781 recoge la excepción aplicable a la relación entre contratista y subcontratista en construcción, con condiciones propias. El § 2775 contiene el test ABC general. Fuente: Labor Code § 2781.
21. ¿Qué requisito destaca entre las condiciones de la excepción de construcción del Labor Code § 2781?
La excepción exige, entre otras condiciones, que el subcontratista esté debidamente licenciado por el CSLB. La exclusividad jugaría en contra de la independencia. Fuente: Labor Code § 2781.
22. En California, ¿qué establece el Labor Code § 2750.5 sobre quien presta servicios que requieren licencia?
El § 2750.5 convierte en empleado a quien ejecuta trabajo que requiere licencia sin tenerla, con todas las consecuencias de nómina y de compensación al trabajador. Fuente: Labor Code § 2750.5.
23. Un contratista general subcontrata a un instalador sin licencia. Ese instalador se lesiona. ¿Qué situación afronta el general?
Al carecer de licencia, el instalador se considera empleado del general, que responde por la cobertura de compensación al trabajador. Un sub sin licencia rara vez tiene póliza propia. Fuente: Labor Code § 2750.5 y § 3351.
24. ¿Qué medida preventiva evita la aplicación del Labor Code § 2750.5 a un subcontratista?
La comprobación documentada de la licencia vigente es lo único que impide la recalificación como empleado. Ni el contrato ni la forma de pago producen ese efecto. Fuente: Labor Code § 2750.5.
25. ¿Qué diferencia hay entre el test ABC y el análisis del IRS?
El test ABC exige cumplir tres condiciones y el análisis federal pondera factores sin condición eliminatoria. Cumplir uno no garantiza cumplir el otro. Fuente: Labor Code § 2775 e IRS Publicación 15-A.
26. En Nevada, ¿qué precepto regula la presunción de contratista independiente?
El NRS 608.0155 fija los criterios bajo los cuales una persona se considera contratista independiente en Nevada. Los otros preceptos tratan licencias, seguridad y salario prevaleciente. Fuente: NRS 608.0155 (Nevada Revised Statutes).
27. En Nevada, ¿en qué se basa principalmente la calificación de contratista independiente?
Nevada aplica sus propios criterios legales de control e independencia económica, distintos del test ABC de California. La voluntad de las partes no basta para clasificar. Fuente: NRS 608.0155 (Nevada Revised Statutes).
28. ¿Por qué un contratista que opera en los dos estados debe revisar la clasificación de su personal en cada uno?
California y Nevada usan pruebas distintas, de modo que una relación aceptable en un estado puede ser mala clasificación en el otro. La normativa federal se aplica además de la estatal. Fuente: Labor Code § 2775 y NRS 608.0155.
29. En Nevada, ¿qué obligación se pierde cuando una persona es realmente contratista independiente?
La independencia elimina las cargas de nómina del contratante, pero no exime de licencia ni de las obligaciones de seguridad en obra. Confundir ambos planos es un error caro. Fuente: NRS 608.0155 y NRS 624.031.
30. ¿Qué documento resulta más útil para sostener la independencia de un subcontratista en cualquiera de los dos estados?
La independencia se prueba con hechos verificables: licencia, seguros, clientela y organización propia. Las declaraciones firmadas por el interesado tienen escaso valor probatorio. Fuente: Labor Code § 2781 y NRS 608.0155.
31. ¿Qué autoridad puede revisar la clasificación de trabajadores además de la estatal?
La clasificación puede revisarse en paralelo por la autoridad laboral estatal, la aseguradora de compensación y el IRS, cada una con sus propios criterios. El board de contratistas no es el organismo competente en esta materia. Fuente: IRS Publicación 15-A.
32. ¿Qué declara el empleador en el Formulario 941?
El 941 es la declaración trimestral de salarios, retenciones de impuesto federal y aportes de Seguro Social y Medicare. El FUTA anual se declara en el 940. Fuente: IRS Publicación 15 (Circular E).
33. ¿Qué declara el empleador en el Formulario 940?
El 940 es la declaración anual del impuesto federal de desempleo, que paga íntegramente el empleador. Las retenciones trimestrales van en el 941. Fuente: IRS Publicación 15 (Circular E).
34. ¿Qué formulario resume el conjunto de los W-2 emitidos por una empresa?
El W-3 es la transmisión resumen de los W-2 emitidos. El 1096 cumple una función análoga respecto de los formularios de la serie 1099. Fuente: IRS Publicación 15 (Circular E).
35. ¿Qué formulario resume los 1099 emitidos en papel por una empresa?
El 1096 es la transmisión resumen de los formularios de la serie 1099 presentados en papel. El W-3 cumple ese papel respecto de los W-2. Fuente: IRS Publicación 15 (Circular E).